SYSTÉM COMPLIANCE V SPOLOČNOSTI MESSER

Preambula

Systém Compliance spoločnosti Messer (Messer SMS) predstavuje našu organizačnú koncepciu, ktorá charakterizuje hodnotový systém spoločnosti Messer a jeho praktickú implementáciu a zároveň vymedzuje súvisiace kompetencie. Organizačná koncepcia si kladie za cieľ preventívne brániť porušovaniu Kódexu spoločnosti Messer. Predstavuje záväzný rámec opatrení pre riešenie konfliktov záujmu a pre dodržiavanie platných právnych predpisov, regulačných ustanovení a externých, či interných prevádzkových pravidiel vo všetkých oblastiach podnikania spoločnosti Messer. Systém Compliance spoločnosti Messer je podporený záväzkom Správnej rady, riaditeľov a manažmentu a slúži ako nástroj na vytváranie dôvery medzi nami a zákazníkmi, partnermi, zamestnancami ako aj konkurentmi, širokou verejnosťou a médiami.

Kódex spoločnosti Messer

Správna rada spoločnosti  Messer SE & Co. KGaA  zhrnula princípy organizačnej koncepcie do súboru pravidiel (Kódexu spoločnosti Messer). Kódex spoločnosti Messer, ktorý reprezentuje aktívnu správu a riadenie spoločnosti a má slúžiť všetkým zamestnancom ako orientácia pri ich každodennej práci v súlade s poslaním spoločnosti Messer. Riaditelia organizácie musia zabezpečiť prostredníctvom vhodných opatrení, aby všetci zamestnanci mali slobodný prístup ku Kódexu spoločnosti a boli informovaní o tom, kde a ako je možné doň nahliadnuť.

Etický kódex spoločnosti Messer je kľúčovým dokumentom Kódexu spoločnosti. Je doplnený a aktualizovaný prostredníctvom Príručiek Skupiny a ostatných nadskupinových prípadne regionálne  platných príručiek, návodov a ďalších interných nariadení. Kódex spoločnosti Messer zohľadňuje výsledky pravidelných analýz rizík určených pre stanovenie špecifických rizík, ktorým spoločnosť bežne čelí.

Profesijné kompetencie a podnikateľský duch našich zamestnancov vytvára naše najdôležitejšie zdroje k dosahovaniu podnikových cieľov. Ceníme si odhodlanie a chuť, s akou naši zamestnanci prispievajú k úspechu spoločnosti. Pri výkone svojich činností musia zamestnanci dodržiavať príslušné právne predpisy a pravidlá Kódexu spoločnosti.

Od svojich obchodných partnerov, zamestnancov a iných zmluvných strán, s ktorými spolupracujeme, zároveň očakávame, že budú dodržiavať platné právne predpisy a zásady Kódexu spoločnosti Messer.

Osoby zodpovedné za Compliance

Správna rada spoločnosti Messer SE & Co. KGaA je zodpovedná za monitorovanie Systému Compliance v spoločnosti Messer. Táto organizačná koncepcia je záväzná pre všetkých riaditeľov, manažérov a zamestnancov spoločnosti Messer.

V súlade s platnými právnymi predpismi sú riaditelia zodpovední za zavádzanie organizačnej koncepcie v svojich regionálnych spoločnostiach ako aj za Compliance. Funkciu podpory pre riaditeľov, dozorné a správne rady spoločnosti Messer SE & Co. KGaA vykonáva  predstaviteľ manažmentu zodpovedný za Compliance (Chief Compliance Officer). V spoločnosti pôsobia aj miestni predstavitelia manažmentu zodpovední za Compliance (Local Compliance Officers), ktorých vymenovávajú regionálni predstavitelia manažmentu po dohode s regionálnymi riaditeľmi.  Skupinu osôb zodpovedných za Compliance  dopĺňajú vedúci oddelení v sídle spoločnosti, ktorí sa v rámci konkrétnych oddelení / oblastí zaoberajú otázkami týkajúcimi sa Compliance (BCO). Úlohy, práva a povinnosti osoby zodpovednej za Compliance ustanovila Správna rada spoločnosti Messer SE & Co. KGaA v príručke pre osoby zodpovedné za Compliance.

Riaditeľom, manažérom, predstaviteľom manažmentu zodpovedným za Compliance (CCO),  osobám zodpovedným za Compliance na miestnej úrovni (LCO) a osobám zodpovedným za Compliance na úrovni oddelení (BCO) sa prisudzuje úloha vzoru.  Očakáva sa od nich vysoká úroveň spoločenskej a etickej spôsobilosti. Kroky riaditeľov a manažérov musia byť nasmerované k náležitému spôsobu organizácie, vedenia, komunikácie, výberu, dohľadu a riadenia.  Ďalej plnia záväzok chrániť zákazníkov, zamestnancov a životné prostredie. V tejto súvislosti je ich jednoznačný záväzok k čistému hospodárstvu v súlade s právnymi normami práve tak dôležitý ako prevencia a postihovanie nezákonných postupov.   

Riziková analýza

Podrobnou analýzou rizík boli identifikované potenciálne slabé miesta v rámci spoločnosti Messer vrátane všetkých regionálnych pobočiek a ich oddelení.

Tréningový program

Zohľadňujúc Kódex spoločnosti Messer je možné okrem výcviku v triedach, zorganizovať aj webináre a e-learningy na konkrétne témy. Obsah tréningov a personálne požiadavky na tréning v zásade určujú podnikové oddelenia a miestne správne rady.  Určujú formu a spôsob uskutočnenia tréningov. V prípade potreby využijú služieb externých poskytovateľov a zabezpečia riadnu dokumentáciu. Správna rada Skupiny Messer môže stanovovať povinné tréningy a ich obsah ako aj personálne požiadavky na ich absolvovanie.

Oznamovanie a audit

V rámci Smerníc Skupiny, konsolidovaných znení stanov spoločností, rokovacích poriadkov pre Správne rady (miestnych) spoločností, podpisových rámcov, v ktorých sa dodržiava princíp štyroch očí ako aj individuálnych požiadaviek centrálnych oddelení, podliehajú rôzne záležitosti vopred stanovenému procesu schvaľovania a oznamovania.

Prebieha diskusia a schvaľovanie ďalších tém. Na pravidelných stretnutiach na miestnej a regionálnej úrovni prípadne na stretnutiach oddelení sa vymieňajú skúsenosti a informácie.

Základné procesy, ktoré spoločnosť Messer zadefinovala, sú zväčša certifikované (napr. ISO, GMP).

Za účelom dodržiavania Kódexu spoločnosti Messer je nutné využívať existujúce organizačné štruktúry. Jednotlivé oddelenia, osoby na regionálnej úrovni a predstavitelia manažmentu nesú priamu zodpovednosť. Cieľom je zabezpečiť osobnú zodpovednosť za uskutočňovanie a dodržiavanie Kódexu spoločnosti Messer v rámci príslušnej oblasti zodpovednosti.

S podporou podnikového právnika a osoby zodpovednej za Compliance v rámci podniku prebieha niekoľkodňový  interný audit, ktorý sa na miestnej úrovni koná v pravidelných intervaloch. Týmto skutočnosti (napr. stanovy spoločnosti, podnikové pravidlá, podpisový rámec, poskytovanie tréningov, dodržiavanie tvorby správ, apod.) týkajúce sa Kódexu spoločnosti Messer podliehajú prísnej kontrole. Okrem toho vykonávajú jednotlivé oddelenia podrobný audit (napr. SHEQ, Medical, IT). Poznámky a návrhy na zlepšenie sa zapíšu do správy, ktorá sa odošle Správnej rade spoločnosti  Messer SE & Co. KGaA. Zavádzanie zlepšovacích návrhov sa kontroluje v rámci následných auditov v stanovených termínoch.

Prebiehajúce alebo potenciálne/hroziace súdne konanie vychádzajúce z určitých hodnôt / rizík sa preverujú centrálne každé tri mesiace a zaznamenávajú sa podrobnosti týkajúce sa skutočností, hodnoty súdneho sporu, stavu prípadu, procesného rizika, prípadne vytvorených rezerv alebo rezerv, ktoré sa majú vytvoriť.

Riaditelia / osoby zodpovedné za compliance na miestnej úrovni (LCO) a osoby zodpovedné za compliance na úrovni oddelení (BCO) musia oznamovať predstaviteľovi manažmentu zodpovednému za compliance (CCO) akékoľvek podozrenie zo závažného porušenia Kódexu spoločnosti Messer. Všetky procesy súvisiace s Kódexom spoločnosti Messer na úrovni príslušnej regionálnej pobočky alebo na úrovni príslušného oddelenia je nutné oznámiť predstaviteľovi manažmentu zodpovednému za compliance (CCO) za predchádzajúci rok vo Výročnej správe o compliance najneskôr do 31. januára.

Predstaviteľ manažmentu zodpovedný za compliance vypracuje správu pre Správnu radu spoločnosti Management Board of Messer SE & Co. KGaA a v individuálnych prípadoch na požiadanie a bezodkladne o akomkoľvek závažnom porušení Kódexu spoločnosti Messer, o ktorom sa dozvie. Inak odosiela správy jedenkrát ročne.

Všetky miestne pobočky a centrály odosielajú jedenkrát ročne požadované údaje k správe o riziku Viceprezidentovi zodpovednému za podnikovú kontrolu (VP Corporte Controlling).  Skutočnosti sa prerokujú v Správnej rade spoločnosti Messer SE & Co. KGaA, ktorá ďalej v prípade potreby rozhodne o požadovaných opatreniach. Správa sa odošle Dozornej rade spoločnosti Messer, ktorá si v prípade potreby vyžiada podrobné vysvetlenie v ďalšej správe.

Spoločnosť Messer jedenkrát ročne sumarizuje všetky činnosti v Správe o udržateľnosti, ktorú podrobuje certifikačnému procesu v rámci globálnej iniciatívy pre podávanie správ (GRI).

Oznamovanie porušení predpisov a preukázaných prípadov podozrenia
Riaditelia a konatelia musia rozdeliť svoje kompetencie tak, aby sa správy zamestnancov týkajúce sa porušenia platných právnych predpisov alebo Kódexu spoločnosti Messer, ako aj prípady dôvodného podozrenia k nim dostali bez obmedzení s cieľom zabezpečiť bezodkladnú nápravu.

Príručka pre oznamovanie a riešenie porušení v spoločnosti Messer ustanovuje spôsob, akým sa informácie o porušení pravidiel prípadne pochybení oznamujú a spôsob akým sa riešia.

K dispozícii je:

Telefonická podpora centrálna:    +49 800 447 1000
Osobitná e-mailová adresa: compliance@messergroup.com

Súčasťou správy je oznámenie, v ktorom sa uvádza odpoveď na zistené porušenie pravidiel. Správa zahŕňa opis vyšetrovania udalosti, vyhodnotenie dôsledkov zisteného protiprávneho konania a uznesenie o ďalších opatreniach.

Riaditelia musia zabezpečiť náležitý postup, akým sa všetci zamestnanci dozvedia o tom, akým spôsobom a komu je nutné porušenie Kódexu spoločnosti Messer oznamovať, vrátane verejného oznámenia kontaktu: horúcej linky a e-mailovej adresy.

Bad Soden, 1. január 2023

Messer SE & Co. KGaA

Bernd Eulitz, CEO *
Helmut Kaschenz, CFO *
Virginia Esly, COO Európa *

* Predstavenstvo Messer Management SE ako hlavný partner a rozšírené vedenie KGaA